Encadrement des demandes de financement

Si vous avez des questions concernant l’admissibilité de votre demande,
n’hésitez pas à nous contacter!

Montants alloués par demande

Les montants alloués pour les activités financées par l’AGEMDELCUS respecteront les indications suivantes :

  • Pour l’assistance à une activité de diffusion de savoir (conférence, colloque, congrès, etc.), l’aide à la publication (périodique, revue, etc.), la recherche dans les fonds d’archive ou la participation à des comités ou associations : maximum 100 $.
  • Pour la participation (présentation) à une activité de diffusion de savoir (conférence, colloque, congrès) : maximum 300 $.
  • Pour l’organisation d’une activité ou la création d’une revue scientifique : maximum 500 $.
  • Pour toute autre activité : à discrétion du comité exécutif.

Définition des frais acceptés pour chaque demande

La prochaine section définit les différents frais acceptés, reliés à la tenue d’activités soutenues par l’AGEMDELCUS.

Frais de transport

Les frais de transport comprennent le déplacement interurbain vers l’activité financée. Veuillez noter que les déplacements locaux (à l’intérieur de Sherbrooke ou à l’intérieur d’autres villes) ne sont donc pas admissibles.

Lors du calcul des frais de transport dans le cas du véhicule privé, l’AGEMDELCUS demande que le ou la membre adapte le montant demandé selon les conditions de son transport (conduite ou non du véhicule, nombre  dans le personnes à bord du véhicule, etc.)

Le montant alloué par l’AGEMDELCUS pour le transport en voiture sera calculé au nombre de kilomètres parcourus et pour un maximum 0,20 $/km. Le point de départ calculé par l’AGEMDELCUS sera l’Université de Sherbrooke.

Pour le transport en autobus (ou autre transport en commun), le prix du billet aller-retour pour la destination de l’activité sera remboursé avec preuve d’achat.

Frais de subsistance

Les frais de subsistance, comme les frais de repas, de collation ou de café, ne peuvent pas se faire rembourser par le programme de soutien financier de l’AGEMDELCUS.

Frais d'hébergement

Les frais d’hébergement sont alloués lorsque le ou la membre doit, dans le cadre de l’activité financée, s’héberger à l’extérieur de son domicile. L’AGEMDELCUS encourage ses membres à s’héberger chez des proches pendant la durée de l’activité, afin de permettre que le soutien financier offert par l’Association puisse aider le plus de membres possible.

Le ou la  membre recevra 70 $ /nuitée pour un maximum de 140 $, peu importe la durée de l’activité.

Frais d'inscription

Les frais d’inscription peuvent comprendre le prix d’admission pour assister ou participer à une activité, des frais reliés à la publication d’articles dans certaines revues scientifiques ou d’autres frais reliés à la participation à une activité financée par l’AGEMDELCUS.

Les frais accordés seront établis selon les maximums mentionnés ci-haut (point 1.2) selon le type d’activité.

Tous ces frais seront remboursés avec les preuves d’achat nécessaires.

Frais d'organisation

Seuls les membres organisant une activité sont éligibles à ces frais.

Le montant total alloué pour la demande ne pourra dépasser les 500 $ attribués pour l’organisation d’une activité (voir point 1.2).

Les frais de location comprennent les éléments suivants :

  • Location de salle
  • Location de matériels audiovisuels
  • Location de matériels de service
  • Frais reliés au transport de participants venant de l’extérieur de Sherbrooke
  • Tout autre élément requérant des frais pour le membre

Tous ces frais seront remboursés avec les preuves d’achat nécessaires.

Frais de visibilité

Seuls les membres organisant une activité sont éligibles à ces frais. Le montant alloué pour ces frais est d’un maximum de 100 $.

Les frais de visibilité comprennent les éléments suivants :

  • Impression de dépliants, affiches, etc., en lien avec l’activité
  • Conception d’articles promotionnels pour l’activité
  • Frais de publicité dans différents médias (médias imprimés, télévision, radio…)

Tous ces frais seront remboursés avec les preuves d’achat nécessaires.

Admissibilité

Type d'activité pour laquelle le soutien est demandé

Les demandes de soutien financier doivent, en règle générale, concerner les activités suivantes :
  • Assistance et/ou participation à une activité de diffusion de savoir (conférence, colloque, congrès, etc.)
  • Organisation d’une activité de diffusion de savoir (conférence, colloque, congrès, création de revue, etc.)
  • Publication d’un article (périodique, revue, etc.)
  • Recherche dans les fonds d’archives
  • Participation à des comités ou associations

L’AGEMDELCUS est fière de promouvoir des activités à caractère créatif et est aussi prête à financer d’autres types d’activités, tant que celles-ci aient un lien avec la mission et les objectifs de l’Association (par exemple : organisation d’activités de réseautage, lancement de livre, café culturel, etc.).

Pertinence de l'activité

Le ou la membre requérant devra présenter un texte justifiant la pertinence de l’activité pour laquelle il ou elle fait la demande de soutien financier.

Cette pertinence peut être expliquée par le lien entre l’activité et le sujet d’études du ou de la membre ou par le fait que l’activité, même si elle n’est pas en lien avec les études du requérant de la personne requérante, attire d’autres membres de l’Association.

La pertinence de la demande, en lien avec la mission et les objectifs de l’AGEMDELCUS doit donc être clairement expliquée dans la demande.

Délais de présentation de la demande

Le ou la membre désirant appliquer pour un soutien financier se doit d’écrire une lettre de présentation (voir point 4), qui contient un budget final, les lettres des autres organismes subventionnaires, le programme de l’activité (si possible), tout autre document pertinent et l’envoyer par courriel à l’AGEMDELCUS huit (8) semaines avant la date de la tenue de l’activité.**

Veuillez noter que les demandes présentées après les délais prévus ne seront pas automatiquement refusées, mais elles seront toutefois évaluées en fonction du budget restant, après que le comité ait évalué et alloué des soutiens aux demandes présentées à temps.

Le comité exécutif encourage donc ses membres à présenter des demandes en tout temps, mais à considérer les bénéfices de les présenter dans les délais prévus.

Les demandes de subventions présentées plus de 8 semaines avant le début de la session durant laquelle l’activité est prévue ne seront votées que 8 semaines avant le début de la session concernée.

**Compte tenu de ces délais, l’Association comprend que le ou la membre pourrait ne pas avoir toutes les informations requises dans cette demande au moment de sa présentation. Nous demandons à nos membres de présenter tout de même la demande dans les délais prévus et à préciser que des informations plus précises suivront.