Financement

L’ensemble des membres de l’AGEMDELCUS peut faire une demande de soutien financier selon les conditions établies dans les règlements de l’association. 

Consulter les règlements

Comment faire une demande de financement?

Vous devez écrire une lettre et l’envoyer par courriel à l’AGEMDELCUS à agemdelcus@usherbrooke.ca. Cette lettre doit fournir les informations suivantes :

  1. Prénom et nom
  2. Numéro de téléphone
  3. Courriel usherbrooke
  4. Programme d’études, ainsi que le sujet de sa thèse ou de son mémoire (s’il y a lieu)
  5. Le titre de l’activité pour laquelle le soutien est demandé
  6. Le lieu où se déroulera l’activité
  7. La ou les dates de l’activité
  8. Un budget prévisionnel, indiquant : les coûts de l’activité, le montant demandé spécifiquement à l’Agemdelcus et le montant demandé aux autres organismes subventionnaires (DLC, FLSH, groupe de recherche auquel vous appartenez, etc.), s’il y a lieu.
  9. Un texte spécifiant la pertinence de la demande

À part cette lettre, la présentation d’autres documents pertinents (un appel à présentations, le programme de l’activité, etc.) est aussi souhaitée et encouragée afin d’appuyer la pertinence de la demande.

Quel est le processus d'évaluation des demandes?

Durant les premiers jours de chaque session, le comité exécutif veillera à l’évaluation de toutes les demandes reçues pour la session en cours et attribuera les soutiens en fonction de :

  1. La pertinence de la demande, en lien avec la mission et les objectifs de l’Association
  2. Le budget alloué aux soutiens financiers pour la session en cours
  3. Les soutiens reçus préalablement par le ou la membre de la part de l’Association**
  4. L’état de l’enveloppe discrétionnaire

L’AGEMDELCUS ne souhaite pas mettre une limite aux demandes de soutien. Cela dit, advenant le cas que le budget alloué aux soutiens soit insuffisant pour répondre aux demandes de la session en cours, le comité exécutif se réserve le droit de refuser les demandes à profit « personnel » (assistance à une activité, publication, etc.) présentées par des membres ayant déjà reçu un soutien financier de la part de l’Association dans l’année scolaire en cours et ce, dans l’objectif de privilégier les demandes des membres n’ayant pas reçu de soutien préalable ou les demandes qui pourraient bénéficier plusieurs membres de l’Association (organisation d’une activité, création d’une revue, etc.).

Les demandes présentées après les délais de présentation prévus (voir les règlements) seront évaluées en fonction du budget restant, après que le comité ait évalué et alloué des soutiens aux demandes présentées à temps. Le budget alors restant sera alloué en fonction de l’ordre de présentation des demandes tardives, donc l’association traitera ces demandes dans l’ordre reçu.

Après l’étude du dossier par le conseil exécutif de l’AGEMDELCUS, l’étudiante ou l’étudiant recevra, par courriel, une lettre d’acceptation ou de refus de sa demande de soutien.

Informations complémentaires

Ajustements à la demande et conditions du soutien
Dans le cas d’une acceptation, le comité exécutif se réserve le droit d’ajuster le montant demandé par le ou la membre. Tout ajustement sera justifié dans la lettre et sera fait en vertu du présent règlement. Le comité exécutif, veillant à la promotion de l’AGEMDELCUS, pourrait demander au membre requérant à la personne requérante des conditions au soutien. De telles conditions pourraient être : nommer l’Association lors de la présentation ou lors de la promotion de l’événement (à travers les réseaux sociaux, les journaux, etc.), inclure le logo de l’Association dans le programme de l’activité, entre autres.

Responsabilités du des membres
Le ou la membre  ayant reçu la réponse à sa demande, il ou elle se doit de répondre au comité exécutif si les conditions du soutien (s’il y a lieu) sont acceptées. Le ou la membre doit aussi communiquer au comité exécutif tout changement important concernant l’activité pour laquelle le soutien est demandé, ainsi que tout changement qui devrait être apporté à sa demande, en conséquence.

Procédure pour recevoir le paiement d’un soutien ayant été accepté
Afin de recevoir le paiement, le ou la bénéficiaire de la subvention doit fournir un rapport d’activité dans le mois qui suit la fin de l’activité. Ce rapport doit comprendre :

  • Le budget final (c’est-à-dire, un bilan financier), que le ou la membre aura préalablement remplie lors de la demande afin de présenter son budget provisionnel)
  • Les lettres des autres organismes subventionnaires sollicités indiquant les montants accordés, le cas échéant
  • Les pièces justificatives des dépenses (factures, reçus, preuves d’achat)
  • Le programme final de l’activité ou tout autre document informatif semblant
  • Tout autre document pertinent

Le chèque est émis à l’étudiante ou à l’étudiant après que tous les documents demandés aient été acheminés à l’Association et que leur conformité ait été vérifiée.